• Çok daha fazla işi daha az güç sarf ederek yapabilmenin, daha rahat olabilmenin, daha fazla enerjiye sahip olabilmenin yollarını, stratejilerini içeren altın madenine hoş geldiniz. Sizde David Allen gibi işlerini layıkıyla yapıp bitirmeyi seversiniz fakat çok fazla çalışmanıza rağmen yine de hayatın, ilk planda imkânsız görünmese de yakalaması giderek zorlaşan tatlarından istifade etmek de istersiniz. Bu konu “ya o, ya da bu” önermelerine dâhil edilemez. İşleri etkili bir şekilde hallederken hayattan zevk almak gayet mümkündür.
  • Zihni dinlendirme, ondan bütün endişeyi üzüntüyü giderme sanatı muhtemelen büyük adamların sırlarından biridir. – J.A Hatfield
  • Hiçbir yazılım, seminer, ajanda veya kişisel iş bildirgesi işinizi kolaylaştıramaz veya hayat yolunda yürürken seçimlerinizi sizin için yapamaz.
  • Yarıklardan aşağı hiçbir şeyin düşmesine izin vermeden, insanlara enerjilerini stratejik ve taktiksel olarak odaklamada kullanabilecekleri, yararları ispatlanmış araçlar sunacağız. Diğer taraftan insanların stresten eriyip gitmelerine mani olacak yeni yöntemler, iş ortamları oluşturmalıyız. En iyi ve en çok parlayanı elde ettikten sonar, elde tutabilecek olan olumlu bir çalışma tarzı için esnek standartlar belirlemeliyiz.
  • Kitapta tavsiye edilen her şeyin uygulamada çok basit olduğunu biliniz.
  • Bir müşteri David’e “Bu programın ilkelerini alışkanlık haline getirip uyguladığımda işimi kurtardı. İnanarak uyguladığımda ise hayatımı değiştirdi” diyor.

Bölüm 1: İşleri Bitirme Sanatı

Kısım 1: Yeni Bir Gerçek İçin Yeni Bir Uygulama

Bir kişinin hem çok fazla sayıda yapacak işe sahip olması hem de sakin kafayla olumlu, rahat bir kontrol sistemiyle üretkenliğinizi koruyarak bu işleri yapabilmesi mümkündür.

Endişe, kontrolsüzlük, organizasyonsuzluk, hazırsızlık, faaliyetsizlikten ileri gelir. – David Kekich

Burada sunduğum yöntemlerin hepsi 2 anahtar hedefe dayalıdır:

  1. Şimdi, sonra, günün birinde yapılması gereken büyük, küçük ya da orta ölçekli her şeyi, kafanızın dışında olan mantıklı ve güvenilir bir sistemle yakalayabilmek ve meseleleri kafanızdan dışarı atmak.
  2. Hayatınıza girmelerine izin verdiğiniz öğelerin hepsi hakkında belirleyici kararlar alabilmek için kendinizi disipline sokmanız. Böylece herhangi bir anda uygulamaya sokabileceğiniz veya gözden geçirebileceğiniz bir “müteakip faaliyet planı” (NEXT ACTIONS LIST) olacaktır.

Problem: Yeni Talepler, Yetersiz Kaynaklar

Hiçbir iş artık belli sınırlara sahip değil. Geçtiğimiz yüzyılın 2. Yarısında endüstri dünyasının “birleştir, yap, çalıştır” benzeri iş olarak algılanan faaliyetleri “bilgi” işine dönüşmüştür.

Hemen her proje daha iyi bir şekilde yapılabilir, günümüzde bunu gerçekleştirmek için sonsuz bir bilgi denizi var.

Eski zamanlarda yapılacak işin ne olduğu belli bir tanıma gerek olmaksızın apaçık ortadaydı. Yapılacak işi bilirdiniz, çünkü görebilirdiniz. Şimdilerde projelerimizin birçoğunun bir sınırı yok. Benim tanıdığım insanların birçoğu bir koltuğa sekiz karpuz sığdırmaya çalışarak aynı anda on işi yürütmeye çalışıyorlar. Sonsuz ve anında ulaşılabilen bir bilgi ağına sahipsizini. Bu da bir problem.

İşlerimiz Devamlı Olarak Değişiyor

Hanginiz işe alınmanıza sebep olan faaliyetle meşgulsünüz? Çok azınız…

  1. İçinde bulunduğumuz organizasyonlar devamlı olarak şekil, hedef, ürün, ortak, müşteri, pazar, teknoloji ve sahip değiştiriyor. Bütün bu değişiklikler oluşmuş yapıları, şekilleri, organizasyondaki rolleri & sorumlulukları temelinden sarsıyor.
  2. Sıradan bir profesyonel çok sık kariyer değiştiriyor.

Büyük Resim & İşin Özü

Büyük hedefleri, esas değerlerimizi belirleyip tanımlamak işimize yön, anlam ve düzen verir. Fakat uygulamaya gelindiğinde altından iyi niyetler yatan “değerleri düşünme” mefhumu istenilen hedeflere varmada aciz kalıyor. Böyle çok fazla eforun havaya uçtuğuna şahit oldum. Sebepleri şunlar:

  1. Günlük / saatlik sorumlulukları tehdit eden çok fazla dikkat dağıtıcı nesne var.
  2. Etkisiz kişisel organizasyon sistemleri daha fazla dikkatimizin dağılmasına sebep oluyor.
  3. Daha yüksek seviyedeki sorumluluklar ve değerler gerçekten tanımlandığında bize çok daha fazla değişikliğin yapılmasına gerek olduğunu fark ettirecek şekilde standartları yükseltir. Yapmamız gereken çok sayıdaki işe karşı almış olduğumuz tavır ile başımız derde girer.

Değerlere odaklanmak hayatınızı basitleştirmez. Getirdiği zorlukların yanında hayatınıza bir anlam ve yön verir.

Dövüş Sanatlarında “Hazır Ol” da Bulunma Durumu

İster pencereleri temizlemek, ister büyük bir eser yazmak gereksin, hayat dikkatsizlik yüzünden körelir. – Nadia Boulanger

Güç üretme kabiliyetiniz, rahatlama kabiliyetinizle doğru orantılıdır.

Kişisel yönetiminiz tüm seviye ve zamanlarda kontrol altında olsaydı nasıl olurdu? Elinizde her ne varsa, kendi tercih ettiğiniz şekilde ve dikkat dağıtıcı hiçbir unsur bulunmaksızın dikkatinizi ona %100 verebilseydiniz nasıl olurdu? Bu mümkündür. Hepsinin üzerinde bir kontrol sahibi olmanın, rahat kalmanın ve en az gücü sarf ederek hayat ve işinizin tüm safhalarında gayet anlamlı işler başarmanın bir yolu var. İçinde bulunduğunuz karışıklıklar dünyasında dövüş sanatlarıyla meşgul olanların “su gibi duru zihin” dedikleri, atletlerin “zone” dedikleri şeyi tecrübe edebilirsiniz.

Su Gibi Duru Zihin Benzetmesi

Durgun bir suya taş attığınızda, su nasıl tepki verir? Atılan taşın suya girme gücüyle tamamen bağlantılı bir şekilde. İlk halka en derindir, diğerleri giderek büyür, su en sonunda ilk haline döner. Su, ne fazla tepki verir, ne de az. Karatedeki yumruğun gücü kastan değil, hızla ileri atılan kolun ODAKLANMIŞ bir noktaya vurmasından gelir. Tuğlayı kıranlar hızlı, odaklanmış bir itme kabiliyetine sahiptirler. Bunu yapabilmek içinde “arınmış bir zihin” e ihtiyaç vardır.

Zihnimiz temizse, her zaman, her şeye hazırdır, her şeye açıktır –Shunryu Suzuki.

Birçok insan olaylara ya gereğinden fazla ya da gereğinden az ilgi gösterir. Çünkü su gibi duru bir zihne sahip değildirler.

Gerektiğinden az veya fazla tepki vermenize sebep olan her şey sizi kontrol edebilir.

Yapabileceğimiz tek bir şey vardır. En mutlu insanlar yapabildiklerini kabiliyetlerinin el verdiği en üst seviyede yapabilenlerdir. Tamamen “hazır” olabiliriz. Hepimiz burada, şu anda olabiliriz. Bütün dikkatimizi önümüzdeki fırsata odaklayabiliriz. – Mark Van Doren

İlke: İç Merkezli Sorumluluklarınızla Etkili Bir Şekilde Başa Çıkmak

İnsanların yaşadığı stresin çok büyük bir kısmı, fazla incelemeden kabul ettikleri işler, sorumluluklardan kaynaklanıyor. Şu anda birçok yükümlülüğün altına girmişsinizdir. Bu yükümlülükler sizce çok önemli olmasa da şuuraltınız onları takip eder. Bunlar dikkatinizi boş yere harcayıp duran “tamamlanmamışlar” ya da “boş bırakılmış” lardır. Bir sonuca vardırılmamış işler “dünyadaki açlığa son vermek”, “yeni bir yardımcı tutmak”, “pilot kalem satın al” gibi bütün boyut işler günün sonunda aynı kategoride değerlendirilirler.

Mesela size gelen her e-posta ile muhatap olma zorunluluğunuz var. Yönlendirilmesi gereken bir kariyer, genel olarak dengede tutulması gereken bir hayat…

Bütün bunlarla başa çıkmak için ilk olarak tehlike çanlarını çalanları tanımalı, bir araya getirmeli ve onları nasıl halledeceğinizle ilgili olarak bir plan yapmalısınız.

Sorumlulukları Yönlendirmek İçin Gereken Temel İhtiyaçlar

  • İş eğer aklınıza takılı vaziyette ise zihniniz boş değil demektir. Bitmemiş olarak algıladığınız herhangi bir şey aklınızın dışında güvenilir bir sisteme havale edilmelidir. Ya da sonradan bakacağınızdan emin olduğunuz, adına “sepet” dediğim yerde biriktirip sonrada ilgili yapılacağı sınıflara ayırmalı, bölümlendirmelisiniz.
  • Sorumluluğunuzun tam olarak ne olduğunu belirlemelisiniz, yapmanız gerekenlere karar vermelisiniz. Uygulama safhasındaki işleri hemen hayata geçirip hedefe doğru yola koyulmalısınız.
  • Gerçekleştirmeniz gereken tüm faaliyetlere karar verdikten sonra düzenli bir şekilde göz attığınız bir sistemle bu faaliyetleri kendinize hatırlatmalısınız.

İşler Neden Aklınıza Takılır?

  • Elde etmek istediğiniz sonucun ne olduğunu tam olarak belirlemediniz
  • İlgili işi BİTİRMİŞ, TAMAMLANMIŞ konuma getirebilmek için, ilk atılması gereken adımın ne olduğuna (Next Action) karar vermediniz.
  • İlgili işi ne zaman bitirmiş olacağınızı belirlemediniz ve sisteminizde “hatırlatıcı” yaratmadınız.

Zihninizin Kendi Aklı Yoktur

Zihniniz o kadar zeki olsa idi pili bitmiş olan el fenerini görünce pil satın almayı hatırlatmak yerine, süpermarketin, bakkalın, pil satan dükkânın önünden geçerken pil satın almayı hatırlatırdı.

Zihninize hükmedin, yoksa o size hükmeder. – Horace

Asıl Konu: Her şeyi Kafanızdan Dışarı Atabilmek

İşleri kafanızda tutmaya devam eder, beyninizi işleri hatırlamaya yöneltirseniz söz verdiğim kontrolü elde edemeyeceksiniz.

Tamamlanmamış, düzenlenmemiş, belirsiz olan “şeyler” kısa vadeli hafızanızda toplanır. Aynı anda zihin tabii ki de iki veya üç şeyi düşünebilir fakat dikkatler dağınık, odaklar sürekli bozuk halde olacaktır.

Kısım 2: İş Akışında Ustalaşmanın 5 Basamağı

İş akışını yönetmek için düzenlenmiş 5 sıralı basamak vardır:

  • Dikkatimizi çeken nesneleri bir yere toplarız.
  • Ne anlama geldiklerini değerlendirir & ne şekilde kullanacağımıza karar veririz.
  • Bu nesneleri organize ederiz.
  • Organize ettiğimiz nesneleri gözden geçiririz.
  • Bu nesneleri yaparız.

Birinci Adım: Toplama (Capture – Collect what has your attention)

Dikkatinizi çeken her şeyi fiziksel ve/veya dijital bir sepette toparlayın (Evernote elimin altında ise ŞEYleri dijital sepetime atıyorum; kâğıt işlerim olduğunda, ilgili belgeleri, içerisinde dinlemem gereken kayıtlar bulunan ses kayıt cihazımı, içerisine yeni mürekkep satın almam gereken bitmiş tükenmez kalemimi fiziksel sepetimin içine koyuyorum. Yapılması iki dakikadan uzun işlemleri Evernote’ye geçiriyorum). Posta kutunuza gelen mektuplar, bilgisayarınızda aldığınız notlar, masanızın üzerinde duran resmi evraklar, bir yerlere yazdığınız fikirleriniz, çekmecenizde duran ve sınıflara ayrılması veya çöpe atılması gereken ıvır zıvırlar, masanızda yer işgal eden eski dergiler… Bunların hepsi “şey” kategorisine girer.

İlk olarak her şeyi kafanızın dışında yer olan SEPET inize koyunuz.

Toplama Araçları

1 Sepet: e-posta çıktısı, dergiler, küçük not kâğıtları, not defterleri, telefon görüşmesi sırasında karalanmış şeyler, makbuzlar, pilleri bitmiş küçük fenerler gibi her türlü bilgiyi saklamak için kullanılan plastik, ahşap, deri, tel sepetler.

Figür 1: Fiziksel Sepet

2 Kâğıtlar ve Bloknotlar: Not defterleri, spiral kâğıt tutucular, rastgele kâğıda yazdığınız fikirler, bilgiler, yapılacak işleri yazdığınız bir kâğıt.
3 Elektronik Not Tutma Araçları: Bilgisayarlar daha sonra işleme koyulacak şeyleri saklamak için kullanırlar.
4 Ses Kayıt Cihazları: Anlık olay, fikirleri kayıp etmemek için müthiş bir araçtır.
5 E-posta: Bilgisayarınızda mesajları ve dosyaları gözden geçirdikleri, okundukları, değerlendirildikleri ana kadar saklayacak bir araç.
6 Daha Yüksek teknolojiye sahip cihazlar: Artık bilgisayarlara bir şeyi elle yazmak veya dikte ederek kayıt edebiliyorsunuz. İletişim araçları dijital kablosuz ortamlara kaydıkça fikirleri yakalamak kolaylaşıyor.

Toplama safhasının tam olarak işlev kazanması için gerekli olan 3 madde:

  • Eksik kalmış işler toplama sisteminize dâhil edilmeli, zihninizden dışarı çıkarılmalıdır.
  • Yetecek en az sayıda sepet ile çalışmalısınız. (Benim kâğıt, pil, dosyaları içine koymak için fiziki bir sepetim & Evernote’da “Sepet” isimli dijital bir defterim var)
  • Bu sepetleri düzenli bir şekilde, her gün boşaltmalısınız.

Söz konusu toplama cihazları yaşam biçiminizin birer parçası haline gelmelidir.

İkinci Adım: Değerlendirme (Clarify – process what it means)

Hatırlamak zorunda olduğunuz faaliyetler ve bilgiler tanımlanmış olarak somut bir sisteme havale edilmelidir.

Bu adımda kendinize sormanız gereken sorular:

  1. Bu nedir?
  2. Faaliyete Çevrilebilir mi? (ilgili ŞEY faaliyete çevrilebilir ise “İş Bitirici”; hayır ise “Referans Materyali” dir. Bkz: Figür 3: Evernote GTD Setup)

dir.

Üçüncü Adım: Organize Etme (Organise – Put it where it belongs)

Bu adımın amacı ilgili “şey” i ait olduğu yere koymaktır. İlgili “şey” i önceden yaratmış olduğunuz listeler (konunun tam anlaşılması açısından kendim için yarattığım listemi sizlerle paylaşacağım) olan “next actions list”, “satın al”, “Dışarı İşleri”, “okunacaklar”, “Telefonla Ara”, “Referans(NonAction)” dan birine dâhil edin.

Önce birkaç kavramı tanıtmak istiyorum.

Projeler: Bitirilmiş olması için birden fazla adıma ihtiyaç duyulan aktivasyonlara proje denir.

Takvim: Günlük yapılacak işleri bir kenara atın. Takvimlere 3 tip faaliyet işlenebilir:

  • Zaman Esaslı Faaliyetler: randevular
  • Gün Esaslı Faaliyetler: saat kaygısı olmaksızın belli bir günde gerçekleşmesi gereken faaliyetler (Çarşamba günü herhangi bir saatte aile ziyaretinde bulunmak gibi)
  • Gün Esaslı Bilgiler: Takvim, belli günlerle ilgili bilgileri de not alabileceğiniz bir yerdir. (15 Eylül’e “Turgut Özal Duygu Kafe otobüs durağından 153 No’lu otobüse binerek Başkent Hastanesine gideceğim” gibi bilgiler kayıt edilebilir)

Yapmanız gereken faaliyetlerin hatırlatıcıları iki kategoriye ayrılır:

  • Belli bir gün ve zamanda olması gereken faaliyetler
  • Hemen yapılması gereken faaliyetler

Takvim birinci kategoriye ait olanlar için vardır.

 

Next Actions List: Bu listeye öğeler şu şekilde eklenir: Sepetinize faaliyet gerektiren bir öğe koydunuz. Bu spesifik öğe için kendinize: “Bu yapılacak işi bitirmiş olabilmek için atmam gereken ilk adım, yapmam gereken ilk iş nedir?” sorusunu sordunuz. Bu sorunun cevabını “Next Actions List” e koydunuz.

 

Faaliyete Çevrilemeyen Öğeler

1) “Çöp”’e attığınız bir öğe,

2) “GününBirinde/Belki”,

3) “Referans(NonAction)” dir.

(“GününBirinde/Belki” listesinde olan “İtalyanca öğren” ŞU AN faaliyete gerektirmediği için bu listededir, belki gelecekte aktivasyona dönüşebilir)

Referans Materyali [Referans(NonAction)]: Faaliyet gerektirmeyen bilgilerdir. Adresler, banka hesap bilgileri, kartvizitler, gezmek için gidilebilecek güzel mekânlar, kullanım kılavuzları, telefon numaraları, web sitelerinin kullanıcı adı ve parolaları, yemek tarifleri referans materyallerine verilebilecek örneklerdir. Fiziksel referans materyallerini saklamak için A-Z alfabetik sistem kullanılır.

 

GününBirinde/Belki: Şu anda yapmak istemediğiniz veya yapmak zorunda olmadığınız, fakat gelecekte size faydalı olabilecek nesneleri elde tutmak ilham verici, faydalı olabilir.

Tipik Bir “GününBirinde/Belki” Listesi:

  • Balık tutmak için bot al
  • İspanyolca öğren
  • Resim dersi al
  • Paris’e git
  • Kapadokya’da balonla uç
  • Photoshop öğren
  • Eski fotoğrafları ve videoları harici hard diske at

 

“GününBirinde/Belki” listenizde büyük ihtimalle alt başlıklar olacaktır:

  • Satın almak isteyeceğim şeyler
  • Okunacak kitaplar
  • Tadılacak yiyecekler
  • Yapılacak hafta sonu yolculukları
  • Katılacağım seminerler

Figür 2: İş Akış Çizelgesi

Burada ilgili “şey” leri:

  • Çöp kutusu
  • Kuluçka (“GününBirinde/Belki” veya Hatırlatıcı (Reminder) [20 Eylülde Bana… Hatırlat]
  • Referans Dosyaları (materyalleri)
  • Proje Listesi
  • Başkası bir aktivasyon aldığında tamamlanacak olan “Beklemede” “WAITING FOR LIST”
  • Takvim
  • NEXT ACTIONS LIST

ten bir tanesine yerleştiriyoruz.

Figür 3: Sınıflandırmalar

  • Evernote’da 3 adet defter (notebook) kullanıyorum: İşBitirici, ReferansMateryali, Sepet.
  • Tag’ler, siz not alırken kolay bulunsun diye çeşitli noktalama işaretleri ile isimlendiridi: !isBitirici altındaki öğeler “-“ ile, NeZamanNereYapabilirim tag’i altındaki öğeler “:” ile, PROJECT LIST altındakiler “.” İle, Referans(NonAction) altındakiler “;” ile.
  • Windows Evernote kullanıyorsanız, notlarınızı “Side List” şeklinde sıraladıktan sonra, şunları işaretlemenizi, aktive etmenizi, görünür yapmanızı öneririm (ben soldan sağa verilen sıra ile kullanıyorum):
  1. Title: ilgili notun başlığı
  2. Tags: ilgili notun aldığı tag’ler
  3. Location: ilgili not aktivasyon gerektiren İşBitirici isimli defterde mi, yoksa ReferansMateryali isimli faaliyet gerektirmeyen defterde mi, yoksa hala işlenmemiş veri olan “Sepet” isimli defterde mi? Muhtemelen ilk iş bitiricileri görmek isteyeceksiniz.
  4. Reminder Time: (Not alırken “saat” ikona tıklayarak 15 Eylül’ü seçtiyseniz, bu, “ilgili işi yapmaya 15 Eylül’de başlayacağım” demektir)
  5. Created: Notların oluşturulma tarihine göre sıralamak çok işe yarıyor çünkü genelde en son oluşturduklarınız gündeminiz olduğundan ilk onları yapıyorsunuz.
  • Evernoteye yazdığınız her “iş bitirici” (aktivasyon gerektiren faaliyet) için Reminder Time (bu işi yapmaya bu tarihte başlayacağım) atama, ekleme zorunluluğu vardır.
  • Ben GTD sistemini Evernote ile kurma işlemini, aşağıdaki videoyu izleyerek yaptım, sizlerde kesinlikle izlemelisiniz:

https://www.youtube.com/watch?v=hoCyKJn9tjo&t=254s

  • Yukarıdaki figürden görüleceği üzere Evernote’da notları görüntüleme seçeneklerinden “Side List” i kullanıyorum.
  • Dijital GTD sistemimde Evernote, Google Calendar’i kombin kullanıyorum.

Dördüncü Adım: Gözden Geçirme (Reflect – review frequently)

Eve yoğurt satın almayı not etmeniz ayrı bir şey, markete girdiğinizde bunun aklınıza gelmesi ayrı bir şeydir. Aynı şekilde, beğendiğiniz bir filmin ismini paylaşmak için arkadaşınızı aramanız gerektiğini not almanız ayrı bir şey, telefonda arkadaşınız ile konuşurken konunun aklınıza gelmesi ayrı bir şeydir.

Hayatınızın tümünü en uygun aralıklarla ve en uygun seviyelerde gözden geçirebiliyor olmanız gerekir.

Önemli Başarı Faktörü: Haftalık Gözden Geçirme

Haftalık gözden geçirmenin amacı

  • Bütün “şey” lerinizi toparlama ve işleme koyma
  • Sistemi gözden geçirme
  • Listeleri güncelleme
  • Temiz, anlaşılır, güncel & problemsiz olma zamanıdır.

Birçok insanın işi konusunda en rahat ve stressiz olduğu zaman, temizlik yaptığı, eksikleri tamamladığı her şeye netlik kazandırdığı, kendisi ve diğerleri ile olan anlaşmaları yeniden düzenlediği zamandır. Bu işleri senede bir yerine her Cuma yapın.

Haftalık Gözden Geçirme Listesi:

  • Boşta gezen kâğıtlar: masanızdaki boşluklara kaçmış ceplerinize ve diğer muhtelif yerlere girmiş tüm kâğıtlar, kartvizitler, makbuzlar ve diğer her şeyi masanıza boşaltın ve değerlendirmek üzere gelen kutusuna koyun.
  • Notlarınızı değerlendirin: deftere girdiğiniz her şeyi, toplantı notlarını veya bir deftere karalanmış tüm notları gözden geçirin. Faaliyetlere bağlantılı nesneleri, projeleri, beklemedekileri, takvim olaylarını ve GününBirinde/Belki leri doğru düzgün listeleyin. Bütün referans notlarını ve materyalleri dosyalayın. “Oku/GözdenGeçir” materyallerinizi gözünüzün önüne koyun. İş ilişkileriyle, projelerle, yeni inisiyatiflerle ilgili notları ve İnternet’e en son bağlandığınızdan beri gelmiş olan tüm bilgileri değerlendirmede ve gereksiz şeyleri yok etmede kendinize acımasız olun.
  • Önceki takvim bilgileri: takvimdeki geçmiş bölümleri, faaliyetlerle ilgili nesneler, referans bilgisi ve diğer şeyler için detaylarıyla inceleyin ve bu bilgilerden kullanılabilir olanları aktif sisteme aktarın. Tamamlanmamış hiçbir işin kalmamış olması şartıyla, geçen haftanın takvimini arşivleyin.
  • Bir sonraki takvim: takvime not alınmış bulunan uzun ve kısa vadeli gelecek olaylara bakın. Bu konularla ilgili düzenlemeler ve hazırlıkları güncelleştirin.
  • Zihninizi boşaltın: yeni projeleri, faaliyetleri, beklemedekileri, GününBirinde/Belki leri ve henüz yakalayamadığınız diğer şeyleri uygun kategorilere yazın. “tamamlanmamış işleri ortaya çıkarma” listesini okuyarak lütfen ortaya çıkar ve listeye işleyin.
  • “Projeler” (ve büyük sonuçlar) listelerini gözden geçirin: en azından bir tane başlamaya hazır faaliyet bulunduğundan emin biçimde projelerin, hedeflerin ve sonuçların durumlarını bir bir değerlendirin.
  • Müteakip faaliyetler listesini gözden geçirin: biten faaliyetleri işaretleyin. Yeni faaliyet hatırlatıcıları için listeyi gözden geçirin.
  • Beklemedekiler listesini gözden geçirin: takip edilmesi gereken nesneler için lazım olan uygun faaliyetleri kaydedin. Gelen nesneleri işaretleyin.
  • Tüm bağlantılı kontrol listelerini gözden geçirin: yapmanız gerekip de yapmamış olduğunuz herhangi bir şey var mı?
  • GününBirinde/Belki listesini gözden geçirin: aktif hale gelmiş faaliyetleri kontrol edin ve “projeler” e aktarın. Artık ilginizi çekmeyen şeyleri silin.
  • Askıdakileri ve destek dosyalarını gözden geçirin: yeni faaliyetleri, yarım kalmışları tamamlamayı ve beklemedekileri tetikleyecek olan faaliyet halindeki tüm destek materyallerini gözden geçirin.
  • Üretken ve cesaretli olun: sisteminize ekleyebileceğiniz herhangi bir yeni, harika, üretici, düşünceyi teşvik edici ve risk aldıracak fikir var mı?

Beşinci Adım: Yapmak (Engage – simply do)

Faaliyete yönelik her karar hissidir. Gerçek ilerleme, alınan kararın doğru karar olduğunu ümit etmekten, doğru olduğuna güvenmeye geçildiğinde olacaktır.

Her zaman yapabileceğinizden daha fazla iş olacaktır. Bu yüzden tek yapmanız gereken aldığınız kararlar konusunda rahat olmaktır.

Mesela elimizde yapılacak 5 iş var, hangisini önce, hangisini sonra yapacağımıza nasıl karar vereceğiz?

  • İçinde bulunduğunuz andaki en doğru faaliyeti seçmek için dört kriterli modeli uygulayarak:
    1. İçerik (içinde bulunulan durum)
    2. Sahip olduğunuz zaman
    3. Sahip olduğunuz enerji
    4. Öncelik durumu

İçerik, zaman, enerji seviyeniz göz önüne alındığında hangi faaliyet o anda yapıldığında size en büyük faydayı sağlayacak. Bürodasınız, telefonunuz, bilgisayarınız yanınızda, bir saat vaktiniz kalmış. Enerji seviyeniz 10/7. Müşterinizi geri mi aramalısınız, teklif üzerinde mi çalışmalısınız, sesi mesajları ve e-postaları mı cevaplamalısınız, yoksa eşinizi arayıp gününün nasıl geçiyor olduğunu mu sormalısınız. Bu noktada, hislerinize, kararınıza güvenmeniz gerekir.

  • Günlük İşleri Değerlendirmek İçin Kullanılması Gereken 3 Boyutlu Model’i uygulayarak:
    1. Önceden tanımlanmış işleri yaparsınız.
    2. Ortaya aniden çıkan işlerle uğraşırsınız.
      1. Bazı işler planlanmamış olmasına rağmen sık sık beklemediğimiz zamanda karşımıza çıkar. Böylece gerçekleşmeleri halinde ya bir tepki vermeyi seçersiniz ya da tepki vermek zorunda kalırsınız. Mesela iş ortağınız aniden bürodan girdi, sizinle başlatılacak yeni bir proje hakkında konuşuyor. Böylece onunla konuşmak için yapabileceğiniz diğer her şey beklemek zorunda. Her yeni gün yeni sürprizlere gebedir. Hiç hesapta olmayan, fakat bazen de çok önemli olan, isteseniz de istemeseniz de zaman, enerji ayırmayı gerektiren birçok iş çıkar. Aniden çıkan işlerin peşinden çıktığınız anda bu işlerin normalde programınızda olup da o anda yapmanız gereken işlerden daha önemli olduğunu kabul etmişsinizdir demektir.
    3. İşinizi tanımlarsınız.
  • Kendi işinizi gözden geçirmek için kullanmanız gereken altı seviyeli model’i uygularsınız: tercihlerinizi önceliklerinize göre yapmalısınız. Önceliklerinizin ne olduğunu tam olarak öğrenebilmek için işinizin ne olduğunu tam olarak bilmeniz gerekir. Ayrıca işi tanımlayabilmek için 6 değişik açı var:
    1. Yer: mevcut faaliyetler: aramanız gereken kişiler, cevaplamanız gereken e-postalar, yapmanız gereken günlük işler, eşiniz – patronunuza bildirmeniz gereken gündemdeki değişiklikler.
    2. 3000m: Mevcut projeler: eve yeni bilgisayar kurmak, bir satış konferansı organize etmek, yeni bir merkez büroya taşınmak, yeni bir diş hekimi bulmak.
    3. 5000m: Sorumluluk Alanları: başkalarına olan sorumluluklar. Bunlar, sınırları içinde sonuçlara varmak ve standartları korumak istediğiniz anahtar alanlardır.
      1. İşiniz: stratejik planlama, idare destek, çalışan gelişimi, pazar araştırması, müşteri hizmetleri, varlık yönetimi size üstü kapalı ve anlamanız gereken sorumluluklar verirler.
      2. Özel hayatınız: size odaklanmanız gereken eşit sayıda sorumluluk verir: sağlık, aile, ekonomi, ev, maneviyat.
    4. 10000m: bir ile üç senelik hedefler: işinizin hedef ve amaçlarının beraberlerinde getirdikleri sorumlulukları yüklenebilmek yeni sorumluluk alanları aşarken, çoğunlukla odaklanma noktanızdaki vurguda bir değişikliği getirecektir. Bu ufukta hayatınızın belli noktalarına daha büyük önem yükleyecek ve diğerlerindeki önemi azaltabilecek olan ve şahsen yerli yerinde görmek ve başarmak isteyeceğiniz şeyler olacak.
    5. 12500m: üç ile beş senelik vizyonlar: organizasyon stratejileri, çevrede değişen eğilimler, kariyer ve hayatın devamlı değişen unsurları, iç etkenler, daha uzun vadeli kariyer planları, aile, ekonomik hedefler ve değerlendirmeleri kapsar.
    6. 15000+m: hayat: şirketiniz neden var? Siz niye varsınız? Bütün amaçlar, vizyonlar, hedefler, projeler ve faaliyetler buradan türer ve nihayet oraya döner.

İş akışını yönetmek için düzenlenmiş 5 sıralı basamağı özetlersek:

  • Topla (Capture) : Önemli, önemsiz, gizli, kişisel, mecbur olduğun, olmadığın, iş ile alakalı, aile ile alakalı bir fikri, yapılacak işi, bilgiyi, projeyi, dikkatini çeken her şeyi, geldiği an kafandan dışarı yani sepet’e at. Sepet’e attığın öğeler bir kâğıt parçasına alınmış notlar, ses kayıt cihazına kayıt edilmiş ses dosyaları, defterler, belgeler, dosyalar, bitmiş bir pil olabilir.
  • Değerlendir – Veriyi İşle (Clarify) : Sepetteki spesifik bu öğe “Faaliyete dönüştürülebilir mi?” Hayır ise: ya çöpe at, ya GününBirinde/Belki klasörüne at, ya hatırlatma dosyana at, ya da ReferansMateryali dosyana at. Evet ise: bu işe başlamak için gereken ilk adımı NEXT ACTIONS LIST’e not et. İlgili işi bitirmesi iki dakikadan kısa sürecekse, hemen yap. İki dakikadan uzun sürecek ise: ya işi yapmakla sorumlu olan kişiye devret ya da İşBitirici isimli defterine işi yapmış olmaya başlayacağın tarih ile (Reminder Time) birlikte not et.
  • Organize Et (Organize) : Öğe’yi :TelefonAramaları, :Dışarıİşleri, :SatınAl, ;YemekTarifi gibi oluşturduğun kategorilerden birine koy.
  • Gözden Geçir (Reflect) : Aldığın notları düzenli bir şekilde gözden geçir. Bir sonraki işinin ne olduğuna karar vermek için oluştuğun listene sıklıkla bak. Listeni güncellemek, zihnini boşaltmak için “Haftalık Gözden Geçirme Listesi” ni uygula.
  • Yap (Engage) : Uygun aksiyonları almak için GTD sistemini kullan. Yaptığın şeyler hakkında ve yapmadıkların hakkında iyi hisset.

https://gettingthingsdone.com/five-steps/

 

Kısım 3: Projeleri Üretken Biçimde Yoluna Koymak: Proje Planlamanın 5 Safhası

Rahat bir kontrolün anahtar unsurları

  • Tam olarak tanımlanmış sonuçlar (projeler) & bu projeleri nihayete erdirmek için gerekli olan müteakip faaliyetler (NEXT ACTIONS LIST)
  • Güvendiğiniz bir sistem içinde düzenli olarak görülen hatırlatıcılar.

Küçük işler yaparken büyük olanları düşünmelisiniz: Böylece, bütün küçük işler doğru yöne ilerler

Dikey Odaklanmayı Arttırmak

Amacınız, potansiyel faydaya sahip fikirleri kaybetmeden projeleri ve olayları zihninizden çıkarmaktır.

Dikey odaklanma, bir projesi kontrol altına almak, bir çözümü tanımlamak veya projeyi oluşturan bütün adımların en doğru şekilde tanımlandığından emin olmak için daha büyük bir azim ve odaklanmaya ihtiyaç duyulabilir.

Dikey odaklanmada daha üretken şekilde nasıl düşünüleceğini ve sonuçların şahsi sisteminizle nasıl birleştirileceğini bilmek, bilgi işinde gerekli olan 2. en güçlü etkendir.

“zarf arkası & tükenmez kalem” seansıdır.

  • Projenin niye yapıldığını gayri resmi bir şekilde yazarsın.
  • İnsanlar normalden daha fazla planlamayı daha gayri resmi ve tabii şekilde yaptıkları zaman, stresten büyük ölçüde kurtuluyorlar.

Tabii Planlamayı Arttırmak

Dünyadaki en tecrübeli planlayıcı beyninizdir.

Beyniniz siz giyinirken, öğle yemeği yerken, alışverişe giderken veya en basit şekliyle konuşurken bile plan yapıyor.

İşlem, gayet rastgele görünse de, beyninizin olayları fiziksel gerçekliğe dökebilmesi için oldukça karışık birtakım adımların şuuraltınızda beyniniz tarafından atılması gerekir. Herhangi bir görevi gerçekleştirmeden önce zihninizin şu 5 adımı atması gerek:

  • Amacı ve ilkeleri belirleme
  • Sonuçları görebilme
  • Beyin fırtınası & fikir üretme
  • Organize etme
  • Müteakip faaliyetleri (Next Actions List) belirleme

Örnek: Dışarıda bir akşam yemeği için plan yapmak.

Sizi yemeğe çıkmaya iten faktör: açlığınızı gidermek, arkadaşlarla beraber olmak, özel bir olayı kutlamak, iş anlaşması imzalamak, romantik bir ilişkinin ilk adımlarını atmak. Bu eğilimlerden bir tanesi gerçek bir eğilime dönüştüğü an planlamaya başladınız. Niyetiniz AMACINIZDI (1) ve bu içinizde gerçekleşen planlama işlemini tetikledi İLKELERİNİZ (1) planınızın sınırlarını belirledi. İlkelerinizin oluşturduğu sınırlarını belirledi. İlkelerinizin oluşturduğu sınırların içinde düşündünüz: yemek & servis standartları, bütçe durumu, uygunluk ve konfor. Amacınız & ilkeleriniz, planınız için bir hareket noktası oldu ve onun sınırlarını belirledi. Kafanızda neler tecrübe edebileceğiniz ve akşamın nasıl geçeceği hakkında olumlu bir resim oluşturmaya çalıştınız. Orada bulunacak insanlar, ortam ve/veya gecenin sonunda elinizde kalacak şey… Bu sizin SONUÇLARI GÖREBİLME (2) çalışmanızdı. Vizyonunuzla bütünleştikten sonra beyninizin takip ettiği düşünceler: “ne zaman gitsek”, “bu akşam açık mıdır”, “kalabalık olur mu”, “hava nasıldır”, “elbiselerimizi değiştirsek mi?” “arabada yeteri kadar benzin var mı”, “ne kadar açız”. Bu BEYİN FIRTINASI VE FİKİR YÜRÜTME (3) idi. Yeterli sayıda fikir, detay ürettikten sonra elinizde olmadan onları ORGANİZE ETMEYE (4) başladınız. “restoran açık mı, bir bakalım”, “Erenleri bir arayalım bizimle dışarı çıkmak istiyorlar mı”, “parçalarda ilk olarak restoran açık mı onu bir öğrenelim, erenleri arayalım sonra da duruma göre giyinelim olur. İlk bileşeni gerçekleştirmek için MÜTEAKİP FAALİYETLERE (NEXT ACTIONS LİST) (5) odaklanırsınız. Restoranı ara açıksa rezervasyon yaptır.

 

Tabii Planlamanın Normal Olması Şart Değildir

1- Askıda/yeni bir soluğa ihtiyacı olan bir proje seçin.

2- Amacınızı düşünün.

3- Başarılı bir sonuç nasıl gözükür onu düşünün: fiziksel ve ekonomik olarak nerede olacaksınız, ününüz artacak mı? İtici bir güç bulun.

4- Muhtemel adımlar hakkında devamlı beyin fırtınası yapın.

5- Fikirlerinizi organize edin.

6- Müteakip faaliyetler hakkında doğru kararlar alın.

7- Varmak istediğiniz nokta hakkında ve oraya nasıl varılacağından emin olun.

 

Tabii Olmayan Planlama Modeli (iyi fikir ne zaman kötü fikir olur)

  • Herhangi bir fikir sahibi olmadan iyi fikirlerin aniden gelmesini beklerseniz, pek fazla fikre sahip olamayacaksınız demektir.
  • “iyi fikir” şu şart ile “iyi” olur. Amaç tam olarak belli olmalıdır, vizyon iyi tanımlanmış, ilgili tüm bilgiler toplanmış (beyin fırtınası) ve analiz edilmiş (organize edilmiş) olmalıdır.
  • Amacınızı belirlemeden, vizyonunuzu ortaya çıkarmadan ve başlangıçtaki bir sürü kötü fikri sonradan değerlendirmek üzere heybeye atmadan “iyi fikir” üretmeye çalıştığınızda kısırlık yaşayacaksınız.

Tepkisel Planlama Modeli

  • Zamanın önünde plan yapmazsanız kriz olur. Biletleri almadın mı? –Ben, sen alacaksın zannediyordum. Sonra da son dakikanın getirdiği gerginlik ve acele sizi tepkisel planlamaya iter.
  • İşler güçler tavana kadar yığıldığında odaklanmanın ilk seviyesi nasıl olmalıdır? Faaliyet. Daha fazla çalışma. Mesai. Daha fazla insan. Daha meşgul ol. Böylece zaten stresten yıpranmış birçok insan, kendilerini aniden olayın içinde bulurlar.
  • Bütün bunların üzerine bir sürü meşgul insan birbirlerine çarpa çarpa işlerini halledemediklerinden bir kişiye ilham gelir ve “organize olmamız lazım” der.

 

Tabii Planlama Teknikleri: Beş Safha

  • Amaç ve ilkeleri Tanımlama (Defining Purpose & Principles)
    • Amaç

“Neden” diye sormak her şeyin kalitesini arttırır, odaklanmanın en üst seviyesinde canlanır. Örn: bir sonraki toplantıya neden gidiyorsun? Görevinin amacı ne? Arka bahçede arkadaşınla barbekü partisi yapmanın amacı ne? Neden bir pazarlama müdürün var? Neden bir bütçen var?

Amacı bilmek, hakkında emin olmak, açıklık, netlik, üretken gelişme ve işbirliği konularının ana yönlendiricisidir.

Neden Hakkında Düşünmenin Faydaları

  • Başarıyı tanımlar
  • Karar verme kriterlerini üretir
  • Kaynakları düzenler
  • Motive eder
    1. Bir şeyi yapmak için iyi bir sebep yoksa yapmaya değmez.
  • Odaklanmayı netleştirir
    1. Yaptığınız herhangi bir şeyin gerçek amacını bir kâğıda yazmak büyük bir netlik kazandırır.
  • Tercihleri çoğaltır

 

  • İnsanlar kazanmaya bayılır. Yaptığınız şeyin amacından tam olarak emin değilseniz, kazanma şansınız hiç yoktur.
    • İlkeler

İlkelerinizi düşünmenin bir yolu: “… sürece, bunu yapmak konusunda diğerlerine sonuna kadar özgürlük tanırdım” cümlesini tamamlamaktır. Bütçeyi aşmadıkları sürece, müşteriyi memnun ettiği sürece, takımın maddi manevi sağlığına kötü etkide bulunmadığı sürece…

 

  • İleriyi görme / Netice – Sonuçları Görebilme (Outcome Visioning)

 

Bu proje ortaya en son haliyle tam olarak çıktığında NASIL görünecek? Bir şeye odaklandığınızda –yapacağınız tatil, gireceğiniz toplantı, tanıtacağınız ürün; ne olursa- bu odaklanma, başka herhangi bir şekilde sahip olamayacağınız fikirler ve düşünce motifleri üretir.

Tıpkı bir bilgisayar gibi, beyninizin arama fonksiyonu vardır. Göz doktoru iseniz kalabalık bir odada gözlük takanları; inşaat mühendisi iseniz odanın fiziksel görüntüsü dikkatinizi çeker. İstediğimiz şey hakkındaki bir resmi kafamızda çizip ona odaklandığımızda otomatik olarak beynimiz onu gerçekleştirecektir.

Neticelere Netlik Kazandırmak

  • Bir işi yapana kadar onun nasıl yapıldığı hakkında hiçbir fikir sahibi olamazsınız.
  • Bir işi gerçek hayatta uygulamadan önce hayal dünyanızda uygulamalısınız.
  • Her zaman biri olmak istedim, isteğim biraz daha ayrıntılı, detaylı olmalıymış. –Lily Tomlin
  • Açık & net bir şekilde belli olan sonuçlar üretmelisiniz.
  • Neticelere netlik kazandırmak için sorulmuş birkaç soru: Bir proje bittiğinde nasıl görünecek? Sunumdan sonra müşterinin nasıl hissetmesini, neler öğrenip yapmasını istiyorsunuz? 3 yıl sonra kariyerinizde hangi noktada olacaksınız? İdeal bir müdür yardımcısı görevini nasıl yapmalıdır? Tam istediğiniz şekilde olsaydı, internet siteniz nasıl görünürdü? Ne tür kabiliyetleri olurdu?

3 Önemli Adım

  • Proje tamamlama tarihinden sonra nasıl görünecek?
  • “vahşi bir başarı” hayal edin (ama “evet fakat” larla bazen işi askıya lmasını bilin)
  • Çalışma sahanızda bulunmasını istediğiniz özellikleri, boyutları, nitelikleri yakalayın. Projeniz hakkında “… Olsa harika olmaz mıydı?” sorusunu tamamlayın.
  • Beyin Fırtınası & Fikir Üretme (Brainstorming)
  • İyi bir fikir üretmenin en iyi yolu, birçok fikre sahip olmaktır.
  • Gerçekleştirmek istediğiniz şeyi & sebebini öğrendikten sonra “nasıl” mekanizması oyuna girer. Kafanızın içinde bulunan ve mevcut durumunuzdan farklı bir tabloyu yansıtan bir resimle özdeşleştiğiniz zaman boşlukları otomatik olarak doldurmaya başlar, beyin fırtınası geliştirirsiniz.
  • Patronla konuşmaya giderken koridor boyunca neler söyleyeceğiniz aklınızda evirir çevirirsiniz. Fakat bir şeyler yazarken veya onları bir şekilde bir yerlere kaydederken düşündüklerinizi üretim adına oldukça olumlu bir şekilde etkileyecek başka birçok örnek bulunacaktır.
  • Zihniniz tüm boşluklara el atmak ister, biraz oradan, biraz buradan şeklide ve genelde rastgele bir biçimde.

Fikirleri Yakalamak

  • Kendinize herhangi bir fikri yakalamak, ifade etmek için izin verin ve bu fikri işinize nasıl adapte edebileceğinizi, onunla neler yapabileceğinizi bulun. Başka hiçbir konuda işe yaramasa bile, bu uygulama iş bitirmedeki etkinliğinizi arttırır. Fikir aklınıza gelince onu yakalayın (bir yerlere yazın) ki, önce bu fikri unutmak riskiyle sonrada tekrar bulmaya çalışmakla uğraşmayın.
  • Zihin haritalamada temel fikir ortada gösterilir; ondan türeyen ve bağlantılı fikirlerde serbest tarzda onun etrafına yazılır.

Figür 5: Hücre Beyin Haritası

Paylaştırılmış İdrak

Beyniniz size der ki “Kerem, sana sadece etkili bir şekilde kullanabileceğine inandığın sayıda fikir vereceğim. Onları güvenli şekilde korumaya almazsan, o kadar fazla fikir veremem. Fakat fikirlerle bir şeyler yapıyorsan, daha sonra değerlendirilmek üzere (bir yere kaydetmek bile olsa), al sana işte, bir sürü fikir!”

Aklınızdaki düşünce, sahip olduğunuz tek fikirse, hiçbir şey ondan daha tehlikeli olamaz

Çok az insan bir konu hakkındaki odağını belli bir hedef yapısı, bu hedefin unsurlarını harekete geçirecek tetikleme sistemi olmaksızın bir iki dakika boyunca hiç bozmadan tutabilir. Şu anda yaptığınız bir projeyi seçin ve hiçbir şey düşünmeden sadece onu aklınızda tutmayı deneyin. Bunu başarmak, elinizdeki fikirlerinizi zemine sabitleyerek bir kâğıt ve kalem olmaksızın çok zordur. Bu şekilde saatlerce aynı şeye konsantre olmuş bir şekilde bile kalabilirsiniz. İşte bu yüzden iyi fikirler, bir proje hakkındaki bilgisayar belgesinin üzerinde çalışırken, bir kâğıda veya lokantada bir peçeteye zihin haritası çıkarırken veya konunun dağılmasını engel olabildiğiniz bir ortamda başka insanlarla toplantı halindeyken gelir.

 

  • Organize Etme (Organizing)

Kafanızdaki bütün fikirleri gözünüzle görebileceğiniz bir yere boşaltabilirseniz, tabii bağlantıları ve yapıyı otomatik olarak göreceksiniz. İnsanların çoğu “proje planlarından” bahsederken aslında tamamen buna değiniyorlar.

 

Bu kısım, zarf arkasına karalanmış şeylerden Microsoft Project gibi proje planlama araçlarına kadar yapı oluşturma malzemelerinden en iyi şekilde faydalandığınız sahnedir.

 

Organize etmenin temel noktaları

  • Önemli parçaları tanımlayın
  • Bir ya da 2 kritere göre düzen kurun
    1. Bileşenler
    2. Bölümler
    3. Öncelikler
  • Gerekli miktarda detay
  • Müteakip Faaliyetleri (Next Actions List) i Belirleme (Identfying Next Actions)

Projenin ilerlemesini sağlamak için fiziksek kaynağın tahsisi ile ilgili alınan kararlardır. Soru: “Bu işi bir öteye götürebilmek için atmam gereken ilk adım, bir sonraki faaliyetim nedir” dir.

Temel Noktalar

  • Projenin şu anda hareket halinde olan bütün parçaları için bir sonraki faaliyeti belirleyin.
  • Gerekliyse, henüz planlama safhasındayken bir sonraki faaliyetleri (next actions) u belirleyin.
  • Daha planlayacak şey var mı? diye sorun
  • Proje kafanıza takılıyorsa biraz daha planlama yapmalısınız
  • Kendinize “sonuç nasıl duracak?” diye sorun

İşleri kâğıda dökmeyi, sonuçları netleştirmeyi, müteakip faaliyetlerin ne olacağına karar vermeyi, işleri kategorilere ayırmayı, hepsini gözden geçirmeyi, sezgisel tercihler yapmayı artık biliyorsunuz. Başarılı sonuçlara odaklanma, beyin fırtınası yapma, düşündüklerinizi organize etme, planın sonraki adımları üzerinde ilerleme kabiliyetiniz artık mevcut.

Bir sonraki faaliyet nedir? Sorusu zaman, enerji, üretkenlik, netlik, odaklanma kalitenizi arttıracaktır. Bu soru işler ilk ortaya çıktığında cevaplanmalıdır; işler bozulduğunda değil. Hengâmenin yok olması için yapılması gereken en önemli soru “bir sonraki faaliyet nedir?” dir.

Örn: yapılacak işlere “Lastikler” yazılmış

Soru: Niye lazım?

Cevap: Arabama yeni lastikler almalıyım.

Soru: peki, bir sonraki faaliyet ne?

Cevap: Lastikçiyi arayıp fiyat almam lazım.

İşte bu kadar! İlk iş (next action) “lastikçiyi telefonla arayıp fiyat almam lazım” dır.

 

Önceden yapacağınız ilk aktiviteyi belirlerseniz “yorgun halimle dahi başarılı bir şekilde yapabileceğim bir şey” deyip üretken hale geçersiniz.

 

  • Bir sonraki faaliyet olmadan, mevcut durum ile yapmanız gereken şey arasında bir kopukluk olur.

Örn: “arabaya motor ayarı yaptır veya yap”

Soru: Müteakip faaliyet ne?

Cevap: arabayı servise götürmem lazım. Önce serviste boş yer var mı onu öğrenmem lazım. İlk yapmam gereken de servisi arayıp randevu almak.

Soru: telefonu var mı?

Cevap: hayır. Bana servisi Ahmet tavsiye etti. Telefon numarasını almayı unuttum. Numarayı Ahmet’i arayıp alabilirim.

İlk iş: “Ahmet’i arayıp araba servis telefonunu Ahmet’ten almak” tir.

Bölüm 2: Stressiz Üretkenlik

Kısım 4: Başlarken: Zaman, mekân ve araçları ayarlamak

  • Kendimi egzersiz yapmaya itecek küçük hilelerim var: eşofmanlarımı giydiğim zaman egzersiz yapasım geliyor, giymediğimde çalışmak, uyumak, çocuklarımla vakit geçirmek istiyorum.
  • Ertesi gün dışarıya çıkarken yanıma almam gereken şeyleri, bir gece önceden ev kapısının önüne koyduğumda sabah “Bu neydi? hatırladım, bunu yanıma almam lazım” diyorum.
  • Hemen en sevdiğiniz kaleminizle bir sayfa çıkarıp önünüze koyun, düşünebildiğiniz en muhteşem projeyi düşleyin. Aklına bir tane “ah evet bunu gözden geçirmeliyim” şeklinde bir proje gelecektir.
  • GTD sisteminizi kurmak için zaman ayırın.
  • Evde, işyerinde, mümkünse seyahatler arasında odaklanmış bir çalışma yerine sahip olmanız gerekir.
  • Taşınabilir büronuzu temsil eden, içinde bölmeleri olan bir çantanız olsun, bu çantada:
  • A4 parşömen kâğıtlar,
  • Kalemler,
  • Bilgi Girişi isimli bir dosya: (telefon, adres dosyalarına girişi yapılacak kartvizitler, seyahat, şehirleri dosya ekleyeceğim restoranlar hakkında bilgi) içeren kâğıtları içersin diye bir dosya,
  • Oku / Gözden Geçir isimli bir dosya: Okuyup gözden geçireceğim kâğıtları saklasın diye bir diğer dosya.

Figür 6: Taşınabilir GTD Sistemi

 

Etiketleyici (Labeler): Etiketleyici, dosyalarınızı, ciltleme için kullanılan kenarlıkları ve diğer birçok şeyi etiketlemek için kullanılır.

Figür 7: Label Writer

Bu labeler ile kuracağınız askılı dosya sisteminize etiketler yapıştırıyor olacağız:

Figür 8: Active Projects & Current Projects Coming Toward Me

 

Askılı Dosyalar: Bu dosyaları

  • Şu an aktif olan projeler ve yakın gelecekte yapacağım projeler (Active Projects & Current Projects Coming Toward Me)
  • Tickler File
  • Reference Files (A-Z’ye alfabetik sistem kurulmalı)
  • Closed & Passive Projects
  • GününBirinde/Belki (Someday/Maybe)

İçin kullanacağız.

 

  • Mesela Bilim Teknik Dergisi satın aldınız, okudunuz, sindirdiniz. Bu dergiyi çöpe atmakta istemiyorsunuz, bir daha okumayacaksınız da. “Okundu” ya da “referans materyali” sisteminizde oluşturduğunuz bir bölüme yerleştirmelisiniz.

 

  • Kurduğum GTD sistemi hem Evernote hem de fiziksel olarak iki sistemde işlemektedir.
  • Dosyalama sisteminiz hızlı, fonksiyonel, eğlenceli değilse bütün işleri mütemadiyen sekteye uğratacaksınız.

 

ABC sistemi: A-Z şeklinde alfabetik bir dosyalama sistemim var. İnsanların dosyalama sistemlerini şahsi organizasyon sistemi gibi görme eğilimleri var, bundan dolayı da onları proje ve amaçlarına göre sınıflandırıyorlar, adlandırıyorlar. Böyle bir sistemde dosyayı nereye koyduğunuzu unuttunuz mu yandınız. Çünkü bir projenin adını, amacından daha kolay hatırlarsınız. Basit bir ABC harf sistemi her şeyi konu, proje, kişi veya şirket bazlı sınıflara ayırır.

Bir projenin ismini amacından daha kolay hatırlarsınız. Basit bir ABC sistemi her şeyi konu, proje, kişi veya şirket bazlı sınıflara ayırır. Genelde her konuya ait bir alt konu oluşturabilirsiniz. “Bahçe İşleri – Dekoratif Çözümler”, “Bahçe işleri – fikirler”, “Bahçe işleri – dikilecek ağaçlar” gibi. Bunlar B klasöründe dosyalanır.

 

  • Eğer bir şeyi atmayıp saklıyorsanız, o önemlidir. Bu önemli şeyi lazım olduğu zaman hemen yerinden çıkarabilmek de önemlidir.
  • Aklınız, yapmanız gereken işleri hatırlamak, tutmak için doğru yer değildir.
  • Dosyaları oluşturup organize etmesi çok uzun süren bir işlemdir. Bu yüzden insanlar ya dosyalama işlemi yapmazlar ya da dolapları çekmeceleri bir sürü kâğıt ve belgelerle doludur.
  • Genel referans dosyalarınızla daha rahat çalışabilmek için, kendinize yer açmak için bir tane daha referans deposu yaratabilirsiniz. Bitmiş projelere ait notlar, belgeler ve “ölü” müşterilere ait evrakların saklanması gerekebilir. (CLOSED & PASSIVE PROJECTS) fakat bu tür acil ve önemli olmayan malzemeleri devamlı oturduğunuz yerin etrafında değil, başka bir yerde saklayın. Elinizin altında şu an ve yakın gelecekte meşgul olacağınız projeleri saklayın (ACTIVE PROJECTS & CURRENT PROJECTS COMING TOWARD ME)

 

  • Aşağıdaki resimlerde Tickler File (Hatırlatma Dosyası), Reference Files (Referans Materyalleri), Closed & Passive Projects (Kapanmış/Pasif olan Projeler), Someday Maybe (Günün Birinde Belki) fiziksel dosyalarımı sakladığım sistem gösterilmiştir:

 

  • Aşağıdaki resimde ise ACTIVE PROJECTS & CURRENT PROJECTS COMING TOWARD ME gösterimiştir. Bu projelerin hemen elinizin altında, kolayca ulaşılabilir olması çok önemlidir.

 

 

Aşağıdaki resimde okuyacağım şeyleri bir yerde toparladığım, “Oku/Gözden geçir” fiziksel dosyamı göstermekteyim:

 

 

Önemli Not: David, bir işi bitirmek için birden fazla adım gerektiren her şeyi PROJE olarak kabul ediyor. Mesela “İtalya’da vereceği bir seminer”: 1) uçak bileti almak 2) uçağa binmek 3) taksi ile otele gitmek 4) seminer vermek 5) otelden geri Amsterdam’daki evine dönmek şeklinde birden fazla adım içerdiğinden “İtalya’da seminer ver” isimli bir projeye dönüşüyor.

  • Organizasyon yaparken sevdiğiniz araçları kullanın
  • Organizasyon araçlarında sadelik, hız, eğlence faktörlerini göz önüne alın.

 

Kısım 5: Toparlama: “şeyleri” Sınıflandırmak

  • Bulunduğu yere ait olmayan her şeyi fark edip toplamayı bir alışkanlık haline getirin.
  • Aldığınız fiziksel her not, todo için tarih ve saat yazınız. Organizasyon sisteminiz bu gibi notlardan birden fazla içeriyorsa, tarihler hangisinin önceliğe sahip olduğunu söyler. Elle yazığınız bir nottan yardımcınıza bıraktığınız yapışkanlı kâğıtlara, sesli mesajlardan telefonla bir müşteriyle konuşurken aldığınız notlara kadar her şeye tarih ve zaman atmak harika bir alışkanlık. Bu alışkanlığı edindiğinizde zamanınızın %3ünü geri alacaksınız.
  • Masanız her zaman düzenli ve temiz olsun.

Kısım 6: Değerlendirme: Sepeti Boşaltmak

Sepeti boşaltmak, topladığınız her şeyi yapmak değildir. Sadece, her şeyi tanımlamak, ne olduğuna karar vermek, ne anlama geldiğini bulmak, onunla ne yapacağınızı anlamaktır.

“işleme koy” üzerinde zaman harca anlamına gelmiyor. “nesnenin ne olduğuna karar ver, hangi faaliyetin lazım olduğunu bul, en doğru zamanda uygula” demektir.

  • Sepet, bir değerlendirme istasyonudur, depolama kutusu değildir. Sepetinizi her gün boşaltmalısınız.
  • Her seferde tek nesne: kutudaki nesneleri değerlendirirken bir şey alıp onunla tam olarak ne yapmanız gerektiğine karar veremediğinizde, gözlerinizin hemen kutuda duran diğer şeylere kayma eğilimi vardır.

 

  • Anahtar değerlendirme sorusu: “bir sonraki faaliyet nedir?”: Her seferinde bir tane nesneyle meşgul olacak & her biri için gerçekleştirilmesi gereken bir sonraki faaliyeti belirleyeceksiniz. Bu hızlı, gerçekçi, doğru bir şekilde düşünebilmenizi sağlar. Çoğu zaman faaliyet kendini belli etmeyecektir. Yapacağınız ilk iş, sizin “bir sonraki faaliyet nedir?” sorunuz ile belli olacaktır.

 

  • Referans: ne zaman elinizde tutmak istediğiniz bir şey görürseniz, etiketleyin, bir dosyaya koyun, dosya çekmecenizde bir yer açın.

 

  • Karar verebilmek için ne yapmak istediğinizi belirleyin.

 

  • “waiting list”: işleri başkasına havale ettiniz, sonuç almayı beklediğiniz gün için “reminder time” belirleyin. Böylelikle 1 mart’ta internet üzerinden satın aldığınız ürün gelmemişse “Bugün 10 Mart, 1 Mart’ta sipariş vermiştim, ürün gelmedi” diyebilirsiniz.

 

Kısım 7: Organize Etme: Doğru “kovaları” kullanma

Takvim Hakkında: takviminizde yoğun bir şekilde çalıştığınız sırada bakılır bakılmaz kendisini belli edecek şekilde yazılmış olan & günlük işlerin kesin bir biçimde belirlenmiş sınırlarını yansıtan emin bir bölge gibi güvenmelisiniz. Belli bir güne, sadece kesinlikle yapılması gereken işler yazılırsa, her şey çok daha kolay olacak ve önceliklerde kendiliğinden ortaya çıkacaktır. Doktor randevusu, arkadaşınızın düğün günü gibi.

  • Odağınızın daha büyük bir ufukta kalabilmesi için çok sıkı bir organizasyon gereklidir.

Zamanlarını en kötü şekilde kullananlar zaman darlığından en çok şikâyet edenlerdir.

  • Her projeyle ilgili birçok düşünceniz olacaktır; bu fikirleri saklamalısınız, fakat bu fikirlerin hepsinden faaliyet beklememelisiniz.
  • Bir proje, konu veya tema hakkındaki fikirlerinizin hiçbirini kaybetmeye gerek yoktur.
  • Referans materyalleri hakkında: bir malzeme sadece kaynak değeri taşıyorsa, gerçek soru, kaplayacağı yere ve alacağı zamana değip değmeyeceğidir.

Kısım 8: Gözden Geçirme: Sisteminizin Fonksiyonel Kalmasını Sağlamak (Reviewing: keeping your system functional)

Bütün bu iş akış yönetimini metodunun amacı beyninizin rehavete kapılmasını engellemek ve onu daha estetik, üretken faaliyetlere yönlendirmektir. Ancak bu özgürlüğü kazanabilmek için beyninizin bütün sorumluluk & faaliyetleriyle istikrarlı bir şekilde meşgul olması gerekir.

Sisteminizi Güncelleştirmek: bilgiyi üretken hale getirmek için, hem ormanı hem de ağaçları görebilmemiz lazımdır. Bağlantı kurmayı öğrenmemiz gereklidir. Sistemi koruyabilmenin sihirli anahtarı Haftalık Gözden geçirmedir. Bu, zihninizi boşaltmak için yapmanız gereken bir aktivasyondur.

  • İşler hakkındaki en iyi fikirleriniz, siz işte olduğunuz sürece gerçekleşmeyecektir.
  • Gerçekten maddi manevi temiz olmak için, iş ve hayatınızı en uygun yerlerde, en uygun kararlarla, en uygun aralıklarla değerlendirmeli ve gözden geçirmelisiniz.

 

Kısım 10: Projeleri Kontrol Altına Almak

  • Her başarılı projenin ortası bir yangın yeri gibi görünür.
  • Projeleriniz, durumunuz hakkında daha sık, daha kolay, daha derin düşünmenizi sağlayacak sistemleri ve hileleri hayata geçirmelisiniz. Özellikle gayri resmi planlama işini daha sık hayata geçirmelisiniz.
  • Hiç balık geçmesini ummadığınız sularda bile bir olta bulundurun.
  • Bilgisayarınızı bir düşünce üretme merkezine dönüştürün
  • Kötü fikirleri dosyaladığınız bir sisteminiz yok ise, iyileri dosyaladığınız bir sisteminizde olmaz.
  • Müşterilerime eğitim verdiğim birçok sefer sırf içine rastgele notlarımızı & potansiyel bir bağ taşıyan materyalleri koyabileceğimiz bir konu için dosya açmanın onlara ne kadar büyük bir kontrol sağladığına şahit oldum.
  • Bırakın ileri seviyedeki endişelerimiz, ileri seviyedeki düşünce ve planlamaya dönüşsünler.

 

Bölüm 3: Anahtar İlkelerin Gücü

  • Bir sonraki aksiyon, faaliyet nedir? sorusu, listedeki her madde hakkındaki faaliyetleri bulmak içindir. İlerlemenin sırrı başlamaktır. Başlamanın sırrı ise, karışık, zor görevleri, küçük ve yapması kolay faaliyetlere bölmek ve birinden başlamaktır.
  • Olumsuz hayaller kurmayı bırakmak, enerjinizi her zaman olumlu bir şekilde etkileyecektir.
  • Alkol depresyona sokucu bir maddedir. Alkol ile tercih yapma kabiliyetimizi öldürürüz. Çünkü alkol, ilham, şevk, kişisel enerji kaynağımızı da uyuşturur.
  • Problem ne kadar büyük, zor olursa olsun, çözüme doğru atılan bir adım atarak karışıklıktan kurtulun. Bir şeyler yapın.
  • Çocuklarınızla daha fazla zaman geçirmeniz gerektiğini söyleyin ve geçirmeyin; işte size endişe ve ezilmişlik.
  • Endişe ve suçluluk duyguları, yapacak çok fazla şeyin olmasından kaynaklanmazlar; kendinizle yaptığınız anlaşmaları bozduğunuz saniyede kendiliğinden ortaya çıkarlar.
    • Çözüm1: yapacağım diye kendi kendinize söz vermeyin. Önceleri neyi ne kadar yapacağımı bilemediğim için herkese “tabii ki de yaparım” diyordum. Mademki envanter listem tam ve gün gibi belli, kendi istikrarımı korumak için “üzgünüm ama hayır yapamam” demeyi öğrendim. Kendilerini geri çevirdiğim için üzülmek bir yana, herkes disiplinime hayran oluyor.
    • Çözüm2: mesela sürekli içinizi kemiren “garajın temizliğini yap” var.
      • Garaj hakkındaki beklentinizi düşürün (biraz dağınık bir garaj kimin umurunda?)
      • Sözünüzü tutun, garajı temizleyin
      • Bu maddeyi “GününBirinde/Belki” ye atın, Haftalık Gözden Geçirme Liste’sini uygularken kendinize “bu hafta değil!” dersiniz.
    • Bir şeyi yapmak zorunda kalmadan önce bir şeyler yapmaya başlamalısınız. İnsanlar sadece mecbur kaldıklarında harekete geçiyorlar, bu yanlış.
    • Etrafınızdakiler şikâyet mi ediyor, mızmızlanıyor mu? “bir sonraki faaliyet nedir” (senin mızmızlanmana neden olan problemin çözümünün ilk adımı nedir) diye sorun.
    • İnsanlar içinde bulundukları durum için hep şartları suçlarlar. Ben şartlara inanmam. Bu dünyada bir yere gelmiş insanlar hep girişimci olan, istedikleri fırsatları arayanlardır; bu fırsatları bulamazlarsa kendileri yaratırlar.

 

Kısım 13: Sonuçlara Odaklanmanın Gücü

Hayatta iki problem vardır:

  • Ne istediğinizi bilip nasıl elde edileceğini bilmemek ve/veya
  • Ne istediğinizi bilmemek
  • Önünüze iş geldiğinde:
    • Bu bana ne anlam ifade ediyor?
    • Neden burada?
    • En doğru ve gerçekçi yaklaşımda bulunmak için nelere sahip olmam gerek? Başarılı sonuç ne?
  • Gerçekçi kişi kısa vadede yapılan ve kalan işlerin uzun vadeyi şekillendirdiğini bilir.

Karşınıza herhangi bir todo çıktığında sırasıyla aşağıdaki sorularla doğru şekilde yönlenebilirsiniz.

GTD Uygulamak için Netleştirici Sorular

  1. Bu tam olarak nedir? (Benden tam olarak istedikleri şey nedir?)
  2. Faaliyete, aksiyona dönüştürülebilir bir şey mi?

 2.1. EVET (aşağıdakileri sırası ile yapıyorsunuz)

2.1.1. Bu yapılacak işe başlayabilmek için, ilk atmam gereken adım, ilk yapmam gereken şey nedir? Yapacağım ilk şeyi ne zamana kadar bitirmiş olmalıyım? Bu işi ilerletmek için ne yapmam gerekiyor?

2.1.2. İki dakika içinde yapabilir miyimz? Evetse, hemen yap!

2.1.3. Bu işi başkasına mı devretmeliyim? Evetse, devret.

2.1.4. Ertelemeli miyim? Evetse, Ne zamana yapacağım? Hatırlatıcı oluşturun.

2.2. HAYIR (Aşağıdakilerden birini yapıyorsunuz)

2.2.1. Çöp

2.2.2. Referans Materyali

2.2.3. GününBirinde/Belki

 

E-mail Yönetimi Konusunda:

 

Silebildiklerinizi SİLDİNİZ, faaliyet gerektirmeyen fakat saklamanız gerekenleri DOSYALADINIZ (evernote’da ReferansMateryali isimli notebooka attınız), iki dakikadan kısa sürenleri YAPTINIZ, beklediğiniz işlerin hatırlatıcılarıyla faaliyet gerektiren e-postalari gerekli klasörlere (@FAALIYET) attınız. Şimdi @FAALIYET klasörünü açıp üzerinde belli bir zaman harcamanız gereken e-postalarla ilgilenme zamanı.

 

Bir kişinin sizin takip edeceğiniz bir işi yapacağını bildiren bir e-posta aldığınızda bu e-postayı @BEKLEMEDEKILER kategorisine atiniz. Aynı kategori e-posta yoluyla verdiğiniz görevleri de saklayabilir. Bir şey gönderdiğiniz, epostayla bir istekte bulunduğunuz veya bir görev verdiğiniz zaman, gönderdiğiniz metnin bir kopyasınıda @BEKLEMEDEKILERe koyun.

Gmail kullanmaktayım. Aşağıdaki @FAALIYET ve @BEKLEMEDİKLER gösterilmektedir:

Dışsal Uyaran & Dürtülerle Baş Etme (Dealing with Interruptions)

 

 

Problem: işiniz tamamlanmamışken art arda gelen uyaranlar karşısında kontrol dışı kalıyoruz. Örnek verecek olursak: Ofise erkenden geldiniz, ofisinizde bir doküman üzerinde çalışıyorsunuz. Telefon çalıyor. Telefona cevap verdiniz. Telefondaki kişi size işiniz ile ilgili başka bilgiler veriyor. Siz telefonla konuşuyorken, başka biri odanıza girip işiniz ile ilgili başka bir doküman veriyor. İki dakika içerisinde kontrol dışısınız.

 

Çözüm: Burada bütün yapılacak işleri, bilgileri tek bir yerde topladığınız “Sepet” isimli olgunun “işe yararlık” gücüne tekrardan şahit olacağız. Ofisinizde bir doküman üzerinde çalışıyorsunuz. Telefon çalıyor. Üzerinde çalıştığınız dokümanı sepete atıyor, her zaman elinizin altında bulunan boş kâğıdınıza telefonda aldığınız yeni bilgiler, girdileri kayıt ediyorsunuz. Siz telefonda konuşurken başka biri gelip size bir dosya veriyor. Bu dosyayı da sepet’e atıyorsunuz. Telefon görüşmeniz bitene kadar ilgili notları alıyorsunuz, telefon görüşmesini not aldığınız kağıdı da sepete atıyorsunuz. Sıra ile tek tek sepetinizdeki verileri işliyorsunuz.

https://www.youtube.com/watch?v=MLp0PYsQTjU&t=5s

 

 

Aşağıdaki video’da David Allen’in kendi kurmuş olduğu GTD sisteminiz göreceğiz:

https://www.youtube.com/watch?v=N9ULWQ_tnM8&t=6s

 

Aşağıda kurduğum GTD sistemini sizlerle paylaşıyorum:

Figür 10: GTD Sistemim

 

Hatırlatma dosyası (Tickler File): Gelecekte yapmak istediğiniz, belli bir tarih verdiğiniz işlerin, o belli tarih yaklaştığında gelen kutunuzda kendiliğinden görünmesini sağlamak için gereken kâğıt belgeleri ve diğer somut hatırlatıcıları doğru yerlere dağıtmanızı mümkün kılan bir dosyalama sistemidir. Bazı Örnekler:

  • Toplantının gerçekleşeceği günün sabahı bana bu gündemi ver.
  • Çarşamba günü gerçekleşecek toplantıyla ilgili belgeyi bana pazartesi ver, üzerinde düşünmeliyim.
  • Gerçekleştireceğim Ankara seyahatini 2 hafta önceden haber ver ki lojistik planlama yapayım.

Haftanın her günü, o günün dosyası alınır ve gözden geçirilir.

Ben Hatırlatma dosyamı yolculuk biletlerim; seyahatle ilgili kâğıt dokümanlar, gündemler ve haritalar; postayla gelen özel etkinliklerin hatırlatıcıları, davetiyeler; ileride gözden geçirmek isteyebileceğim “belki yaparım” tarzında işlerle ilgili bilgiler gibi şeyler için kullanırım.

 

Figür11: 5 Ekim için Dizilmiş Hatırlatma Dosyası (Tickler File)

 

 

Figür 12: 11 Ağustos için Dizilmiş Hatırlatma Dosyası (Tickler File)

 

 

Reference Files: Genel referans dosyalama sisteminiz, yalnızca sade bir kütüphane gibi olmalıdır.

Figür12: Referans Files

 

Harf belirteci:

Figür 13: Harf Belirteci